Se você está em busca de uma ferramenta de gestão que seja eficaz para a sua administradora, veio ao lugar certo!

Pense na seguinte situação: quantas vezes você conseguiu reunir todas as condições para colocar em prática um plano de ação, mas por causa de uma série de dúvidas, impasses e desafios deixou de fazê-lo?

Hoje, apresentaremos para você uma metodologia que vai, independente do tamanho da sua administradora, ajudar a superar problemas, encontrar soluções e obter melhores resultados: a metodologia 5W2H.

Neste artigo, explicaremos, de maneira bem didática , o que é essa ferramenta, quais benefícios ela pode gerar e como elaborar um plano de ação para colocar suas ideias em prática.

O que é a metodologia 5W2H?

A 5W2H é uma ferramenta que facilita e organiza a gestão dos planejamentos estratégicos das empresas. É uma meta que qualquer equipe deseja alcançar.

Basicamente, trata-se de um guia com atividades, responsabilidades e prazos a serem executados com eficiência por todos os envolvidos em um determinado projeto.

metodologia 5W2HNesse sentido, a ideia é que funcione como um passo a passo na elaboração de estratégias de um plano de ação que será realizado, em uma planilha ou tabela.

Um ponto a ser destacado é a simplicidade e praticidade da metodologia, porque é útil em diferentes situações e áreas do seu negócio, até mesmo para organizar e preparar as atividades de rotina e os pequenos projetos.

Caso já esteja interessado em conferir na prática como funciona, você pode baixar nosso Kit 5W2H. É gratuito, basta clicar abaixo: 

O que quer dizer 5W2H?

A denominação 5W2H corresponde às 7 sete perguntas que a ferramenta se propõe a responder e resolver para você:

5 W:

  1. What (o que será feito?);
  2. Why (por que será feito?);
  3. Where (onde será feito?);
  4. When (quando?);
  5. Who (por quem será feito?).

2H:

  1. How (como será feito?);
  2. How much (quanto vai custar?).

É a partir das respostas para cada uma dessas perguntas que sua administradora terá em mãos um mapa de atividades para executar. Em outras palavras, tudo será realizado com mais efetividade, clareza e controle.

Quais os benefícios da metodologia 5W2H?

Utilizar a metodologia 5W2H trará mais praticidade e organização para os seus processos, tornando-os mais ágeis e, portanto, promovendo decisões mais assertivas.

Quando cada colaborador enxerga com clareza o que e como precisa fazer, o caminho para atingir um objetivo será mais simples. Todos saberão exatamente quais demandas devem executar e controlar, o que impacta no fluxo de demandas da empresa como um todo. 

Simplificar e agilizar processos internos significa economizar tempo e recursos, aumentando a produtividade. O planejamento antecipado também beneficia a Cultura Organizacional, que tem na sinergia entre seus colaboradores um importante diferencial estratégico frente à concorrência.

Como aplicar a 5W2H no dia a dia?

Em primeiro lugar, é bom deixar claro que, para aplicar a 5W2H, não são necessários softwares, dispositivos ou grandes investimentos. Ou seja, até mesmo uma folha de papel, um quadro branco ou planilha no Excel já bastam.

Em seguida, o que mais importa é ter clareza sobre a atividade escolhida para executar com base na ferramenta. Nesse sentido, defina quem são os responsáveis, quais os prazos de entrega (que podem ser mais de um, de acordo com as etapas do projeto) e recursos envolvidos.

5W2H

Por exemplo, vamos supor que sua administradora precisa contratar uma pessoa para atuar na área de suporte. 

Utilizando a 5W2H, responda:

  1. O que? Contratar um novo profissional.
  2. Por que ou para quê? Atuar na área de suporte.
  3. Onde? Na sede da empresa.
  4. Quando? No máximo, dentro de um mês.
  5. Quem vai realizar? Pelo gestor do departamento de RH.

E assim sucessivamente.

Se diferentes setores da sua administradora estiverem envolvidos em um mesmo projeto, separe as tarefas de acordo com as respostas referentes a cada área.

Quando aplicar a metodologia 5W2H?

A 5W2H é uma ferramenta criada para ser útil em inúmeras situações da sua empresa, desde as rotinas administrativas mais básicas, até o lançamento de novos produtos.

Porém, podemos levar em conta algumas ações importantes para sua empresa onde aplicar a 5W2H realmente fará diferença:

  • no planejamento de campanhas sobre serviços ou produtos;
  • para o lançamento de um produto ou serviço novo; 
  • contratação de novos funcionários;
  • definir estratégias que sejam lucrativas para a empresa;
  • definição de estratégias de up-sell e cross-sell, para satisfação do cliente;
  • atração de novos clientes.

Seja qual for a ferramenta de gestão e planejamento estratégico que você utiliza em sua administradora, lembre-se: hoje em dia, elas são indispensáveis para a realização das rotinas diárias.

Por fim, como você já percebeu, aplicar a metodologia 5W2H, além de ser simples , beneficiará sua administradora na execução e organização dos processos, fator fundamental para estar à frente da concorrência.

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