Quantos processos você acha que acontecem diariamente na sua empresa?
Provavelmente são muitos e não tê-los sob controle pode afetar diretamente a eficiência e produtividade das equipes envolvidas em cada um deles. Por fim, os resultados também sofrem as consequências.
A desorganização reflete em tempo perdido e falta de foco, de acordo com o Índice de Anatomia do Trabalho Global 2023.
Por que mapear processos?
Vamos supor que um novo colaborador esteja assumindo o cargo de gerente na sua empresa. Como ele será apresentado às suas atribuições?
Este é apenas um dos exemplos em que o mapeamento de processos pode agilizar muito a nova contratação e a entrega de resultados deste novo profissional.
O mapeamento de processos é uma técnica voltada a visualizar, compreender e documentar fluxos de trabalho dentro de uma organização.
Em empresas, este mapeamento permite uma visão clara e detalhada sobre como todas as tarefas são executadas.
Por meio dele, equipes e colaboradores sabem exatamente o que precisam fazer, sem depender somente de explicações ou de longos períodos de adaptação.
Assim, torna-se mais fácil:
- ter visão de toda a empresa e saber o que está acontecendo;
- identificar gargalos e rotinas repetitivas;
- descobrir oportunidades de melhorias;
- identificar profissionais com maior produtividade;
- otimizar todas as etapas de um processo.
Quais são as etapas do mapeamento de processos?
É importante ressaltar: qualquer processo pode fazer parte do seu mapeamento, cabe a você decidir quais deles são relevantes e merecem tempo para que sejam investigados, descritos e definidos como fluxos de trabalho padrão para a empresa.
Não subestime a importância de nenhuma das fases a seguir. São passos importantíssimos para que você entenda como fazer o mapeamento de processos.
Quando bem construído, o mapeamento tem potencial para promover melhorias tangíveis e duradouras, principalmente, em relação ao alcance de objetivos.
1. Identificar e selecionar
Comece com o levantamento de processos a serem mapeados.
Alguns critérios para a seleção são o impacto esperado, a complexidade ou a quantidade de dúvidas referentes ao processo.
Tudo isso pode contar a favor da seleção de um determinado processo para mapeamento.
Outro exemplo de critério é a implantação de um novo processo que precisa ser explicado à equipe de forma simples e padronizada.
2. Documentar
Nesta etapa, descreva em detalhes cada etapa do processo. Como o processo começa e termina? Quais são as atividades, responsáveis e prazos?
É essencial contar com a colaboração das equipes envolvidas nos processos, para que as informações coletadas sejam claras e precisas.
3. Organizar e desenhar
Com a lista de atividades concluída, organize a sequência correta de execução para representar o processo, do início ao fim, de forma completa.
Lembre-se: o objetivo do fluxo é ser ágil e eficiente, integrando todos os envolvidos.
Em seguida, desenhe um fluxograma com símbolos de mapeamento de processos (falamos sobre os mais utilizados a seguir).
Há alguns formatos possíveis para o fluxograma, que podem ser escolhidos de acordo com o objetivo do processo.
4. Compartilhar
Ao finalizar o desenho do fluxograma, disponibilize o material aos colaboradores.
O mapeamento é um norteador de tudo o que deve acontecer para a execução ágil e eficiente de um processo.
É a partir dele que sua equipe saberá o que precisa fazer, em que ordem e dentro de quais prazos.
5. Monitorar
Mesmo depois de implementado, o mapeamento pode ser alterado, principalmente para melhorias.
Novamente, abra espaço para a participação dos responsáveis pela execução dos processos.
Por meio de análises de resultados, as equipes devem trazer insights, ajudar a identificar gargalos e excluir etapas desnecessárias, bem como definir a melhor sequência de etapas para o resultado esperado.
É importante monitorar e aprimorar continuamente para garantir efetividade ao longo do tempo.
Quais são os principais símbolos do mapeamento de processos?
Os símbolos a seguir, combinados de maneira adequada, permitem uma compreensão clara e intuitiva dos processos mapeados.
Retângulo: representa uma atividade ou tarefa dentro do processo.
Losango: indica uma decisão que deve ser tomada, levando a diferentes caminhos.
Círculo: representa o início ou o fim do processo.
Setas: mostram a sequência de etapas e a direção do fluxo de trabalho.
Linhas de conexão: ligam as etapas e os símbolos, indicando a sequência lógica do processo.
Exemplos na gestão de condomínios
A sua administradora tem um jeito próprio de trabalhar, o que resulta em rotinas específicas.
Porém, algumas demandas são essenciais à gestão de condomínios e, se você não sabe por onde começar o seu mapeamento de processos, considere as lista de rotinas abaixo.
- Entrada ou saída de condomínio na carteira
- Atendimento (troca de titularidade, emissão de CND, entre outras)
- Assembleias
- Gestão de contratos
- Gestão de conservação e manutenções
- Gestão orçamentária
- Gestão de colaboradores
- Gestão de compras
- Gestão contábil
- Assessoria Jurídica
- Marketing
- Vendas
Utilidade e benefícios
Ainda não se convenceu de que o mapeamento de processos vale a pena? Então, confira alguns dos principais benefícios da técnica para empresas de qualquer segmento.
Gargalos e rotinas repetitivas: sabe quando determinado setor da sua empresa não rende, mas você não consegue descobrir o motivo? Com processos mapeados, será mais rápido identificá-los e eliminar estas barreiras, para aumentar a produtividade.
Comunicação e integração: equipes que visualizam seus processos conseguem se comunicar melhor, sem confusão e com a compreensão comum das etapas de trabalho. Assim, no lugar dos mal entendidos, entram em cena a colaboração e sincronia.
Otimização: tempo e recursos são ativos que nenhuma empresa pode desperdiçar. O mapeamento de processos elimina erros e rotinas ineficientes, além de facilitar a melhor alocação de recursos.
Decisões: ao mapear processos, o gestor tem uma visão ampla dos fluxos de trabalho, que também agilizará a tomada de decisões estratégicas, com base nas rotinas internas e objetivos da empresa.
Ferramentas úteis para o mapeamento
O mapeamento de processos pode ser organizado até mesmo no papel, mas já existem soluções, inclusive com versões gratuitas, para o registro de fluxogramas.
Depois de definir e construir seus fluxos de trabalho, o próximo passo é garantir que eles sejam executados.
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