Qual motivação faz uma administradora de condomínios perceber que precisa contratar uma plataforma de gestão? Atendimento, agilidade, aplicativo próprio, automação… Podem ser muitas, mas todas estão ligadas a um único fator: integração entre sistemas.
De forma simples, é possível definir integração como:
a união automatizada entre softwares diferentes, para que dados estejam centralizados e circulem na empresa de um jeito rápido e eficiente.
A centralização e eficiência geradas pela integração são o ponto inicial para o alcance de todos os outros benefícios que uma plataforma de gestão pode entregar.
No caso da gestão de condomínios, uma das principais integrações ocorre com sistemas contábeis.
A Winker, por exemplo, está integrada aos principais sistemas do mercado (clique aqui e conheça quais são).
Por que entender integração entre sistemas?
O aproveitamento das vantagens que a integração proporciona depende de alguns aspectos:
- operação interna da administradora;
- tecnologia do sistema contábil;
- conhecimento e entendimento da equipe que utiliza os softwares.
Quando uma administradora ignora estas condições, é possível que a contratação de uma plataforma de gestão integradora se transforme em frustração.
Por isso, neste conteúdo, falaremos sobre as melhores práticas para fazer com que a integração entre sistemas realmente funcione a favor da sua administradora de condomínios, principalmente, quando a Winker é a plataforma utilizada.
Em primeiro lugar, a integridade das informações
Embora a integração seja um processo automatizado entre sistemas, o fluxo perfeito de informações vai depender, em partes, do fator humano.
Um dos diferenciais da Winker é centralizar todas as rotinas da administradora e do condomínio em uma única plataforma.
Como plataforma de gestão, a Winker tem a função de exibir o que está no sistema contábil. Será mais fácil para a administradora, para síndicos e para condôminos conferir e entender informações financeiras.
No entanto, este benefício deixa de existir, caso os dados repassados ao sistema contábil estejam incorretos.
Então, fique atento: eles devem ser transmitidos corretamente já na fonte inicial, que é o sistema contábil.
E, claro, o funcionamento do sistema contábil também influencia na integridade de informações a serem exibidas, o que nos leva ao próximo tópico.
Sistema contábil e expectativas
Pode ser que sua administradora utilize o mesmo sistema contábil há anos e, ao contratar a Winker, apareçam novas necessidades.
Acontece porque uma plataforma de gestão com tecnologia de ponta abre possibilidades inovadoras que, antes, não eram nem consideradas.
Mas, se você busca inovação com tecnologia de ponta, deve considerar o que precisa mudar para acompanhar as tendências de mercado.
Logo, é válida uma reavaliação sobre o sistema contábil utilizado.
Analise com antecedência o que pretende alcançar com a plataforma e se o sistema contábil permitirá chegar a estes resultados.
Na Winker, o percentual de integração é diferente para cada sistema, evolui constantemente e pode ser conferido de acordo com diferentes funcionalidades.
Este percentual depende de que o sistema contábil torne disponível a integração, já que a API da Winker é aberta para integração com qualquer sistema.
Automação exige colaboração
A integração entre sistemas possibilita ainda a automação de diversas rotinas. Assim, a otimização e produtividade ganham espaço na gestão de condomínios, através da Winker.
Porém, a plataforma não funciona sozinha.
É fundamental que colaboradores da administradora incorporem a Winker em todas as demandas, como comunicação e atendimento (módulo Mensagens) e organização (Dashboard).
A partir do momento em que a administradora adota as funcionalidades, síndicos e moradores também farão o mesmo movimento, o que facilita ainda mais o dia a dia da gestão.
Por outro lado, se a plataforma permanece sem engajamento de clientes, o potencial da automação também é reduzido.
O cadastro como pedra fundamental da integração entre sistemas
Aqui, falaremos sobre o cadastro dos clientes da administradora, que são também os usuários do aplicativo do condomínio.
O que isso tem a ver com integração?
Muito, afinal, os dados cadastrais também fazem parte da comunicação entre sistema contábil e plataforma.
Estes dados devem ser corretos e verdadeiros, ou seja, devem constar corretamente já no sistema contábil.
Na Winker, o cadastro de qualquer usuário depende primeiramente de um e-mail, é a chave de entrada para a plataforma. Por isso, algumas orientações são essenciais:
- informar corretamente o e-mail;
- utilizar e-mail pessoal e exclusivo, nunca de terceiros;
- não utilizar o mesmo e-mail para mais de um cadastro;
- no caso de síndico morador, utilizar cadastros diferentes, um para síndico (que terá acesso como gestor) e um para morador.
O ideal é padronizar a realização de cadastros por parte da administradora e também orientar moradores sobre estas boas práticas.
Não é demais reforçar: tudo começa pelo cadastro, se usuários não tiverem acesso à plataforma de gestão, o investimento será inútil e pode se transformar em prejuízo.
O melhor do digital é ser humanizado
Mesmo no mercado de condomínios, em que ainda é visível o apelo por atendimento humanizado, é inevitável que o digital tenha cada vez mais protagonismo.
Na Winker, a proposta é conciliar as duas realidades: impulsionar administradoras com agilidade, redução de custos e crescimento, sem esquecer que clientes esperam sempre por atendimento humanizado.
É exatamente o que acontece internamente na Winker.
Desde a etapa de negociação, passando pela implantação, sucesso do cliente e suporte, temos equipes dedicadas a ouvir, atender e contribuir para o melhor uso da plataforma.
Na prática, funciona com nossa implantação facilitada, que inclui:
- treinamentos para colaboradores e síndicos;
- suporte a usuários do aplicativo e respostas a chamados de suporte em até 24 horas.
Como já ressaltado antes, não basta adquirir tecnologia, é preciso ter equipe que entenda como utilizá-la da melhor forma.
Se sua administradora também acredita nessa estratégia, clique abaixo e converse com nossos especialistas:
