Guia para ser síndico

Você foi eleito para ser síndico e está perdido em meio a tantas responsabilidades, leis e regulamentos? 

O novo desafio pode soar um pouco assustador no início, mas garantimos que tudo ficará mais simples se você conferir os 12 passos que listamos neste guia

Antes de mais nada, saiba que não há um perfil padrão. 

O síndico pode ser inquilino, proprietário ou morador, ou ainda ser síndico profissional, com idades e ideias bem diversas. 

Apesar dessa diversidade, existe um objetivo em comum: fazer uma gestão eficiente e trabalhar para que condôminos vivam em harmonia.

Sabendo disso, conversamos com alguns síndicos parceiros para elaborar o passo a passo a seguir. Nele, estão as atividades que você precisa assumir ao ser síndico.

1. Conheça as competências de um síndico

A primeira dica é que você, como síndico, conheça todas as responsabilidades do cargo. Estas atribuições estão definidas de forma bem clara, em 9 incisos, no artigo 1.348 do Código Civil.

  1. Convocar a assembleia dos condôminos.
  2. Representar o condomínio e defender os interesses comuns de seus moradores.
  3. Apresentar à assembleia e debater com os moradores sobre todos os procedimentos judiciais ou administrativos de interesse do condomínio.
  4. Cumprir e fazer cumprir a Convenção do Condomínio, o Regimento Interno e as determinações da assembleia.
  5. Trabalhar para a conservação das partes comuns e zelar pela eficácia dos serviços prestados.
  6. Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano.
  7. Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as devidas multas.
  8. Prestar contas à assembleia, anualmente ou no momento em que forem exigidas.
  9. Realizar o seguro da edificação.

Além disso, há ainda outros dois parágrafos, que determinam:

  • o síndico pode transferir a outra pessoa os poderes de representação ou as funções administrativas;
  • para isso, a transferência deve ser aprovada em assembleia;
  • essa dinâmica só não poderá ser realizada, caso a convenção condominial proíba a transferência de representação, 

2. Familiarize-se com os termos básicos

Ao ser eleito síndico, você talvez não esteja familiarizado com expressões como “previsão orçamentária”, “fundo de reserva” e “fração ideal”.

A princípio, não é um grande problema. Mas, passado o momento inicial, é importante que você busque se informar.

Como ser síndico

Estes conceitos são a base da gestão administrativa do condomínio. 

Normalmente, eles determinam aspectos, funções ou particularidades que, como síndico, você deverá ter na ponta da língua.

3. Entenda o papel da administradora

A administradora responsável pelo condomínio que você acaba de assumir será sua parceira. 

Então, uma visita inicial de apresentação e alinhamento de expectativas é sempre uma boa ideia.

Em geral, a administradora está à frente da gestão administrativa, jurídica, financeira e de recursos humanos. 

Isso engloba tarefas como:

  • projeção orçamentária de obras e serviços necessários ao condomínio;
  • transcrição das atas das assembleias;
  • registro das atas de assembleias em cartório;
  • elaboração do rateio;
  • consultoria tributária e trabalhista.

Administradora ajuda a ser síndico

No entanto, fique atento: a lista de serviços prestados varia para cada condomínio, pois depende do nível de complexidade e tamanho. Ou seja, confira tudo o que foi firmado em contrato.

4. Informe-se sobre a situação de seu condomínio

As três dicas anteriores estão voltadas ao conhecimento básico necessário para que você inicie a função de ser síndico.

A partir de agora, começamos a abordagem de passos mais concretos no exercício do cargo.

Assim que for eleito, combine uma data para o recebimento dos documentos da gestão anterior.

Ao assumir, é fundamental que você esteja por dentro de todos os assuntos referentes ao condomínio. 

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Alguns exemplos de informações e documentos que podem fazer parte deste levantamento inicial são:

  • eventuais pendências trabalhistas;
  • problemas na estrutura do prédio (como rachaduras e vazamentos);
  • procedimentos ou certificações que precisam ser atualizados ou renovadas, em especial as ARTs;
  • contratos em andamento;
  • checagem de manutenções já realizadas, pendentes ou futuras.

Com esse mapeamento do condomínio, o síndico de primeira viagem pode organizar as principais áreas da gestão e elaborar um plano de ação.

Outra dica valiosa é que você pode contar, inclusive, com o apoio do conselho.

5. Conheça o Regimento Interno

Como morador, você tem a obrigação de conhecer o Regimento do Condomínio. Já como síndico, suas responsabilidades são ainda maiores.

Ou seja, leia o documento com calma e levante os pontos nos quais tem dúvidas ou que precisam ser melhorados

No mesmo sentido, converse com os membros do conselho, com o síndico anterior e peça orientações à administradora se for preciso.

Conhecer a Lei do Inquilinato e o que diz a legislação sobre barulho no condomínio, por exemplo, também podem facilitar seu trabalho e pautar melhor suas decisões na hora de propor ideias ou resolver conflitos.

6. Mantenha as informações atualizadas

Depois de se inteirar dos assuntos do condomínio, é importante conferir e manter a lista de moradores atualizada.

Nesse caso, a administradora do condomínio poderá ajudar. Mas, não precisa parar por aí.

Além da lista de moradores, há uma série de documentos que precisam estar atualizados: 

  • contratos de prestação de serviço; 
  • manutenções; 
  • plantas do condomínio (elétrica e hidráulica);
  • situação dos extintores de incêndio;
  • Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB).

Por fim, visite o site da Receita Federal e verifique se os dados do condomínio estão corretos. Se não estiverem, corrija-os ou peça o aconselhamento da administradora para fazer essa atualização.

Antes de assumir, gere uma CND junto à Receita, INSS, Caixa Econômica Federal, prefeitura e concessionárias, para não ser surpreendido por alguma conta em atraso da antiga gestão.

7. Organize as questões financeiras do condomínio

Faça um estudo dos últimos balancetes para ver como está a saúde financeira do condomínio.

Nesse momento, busque respostas para as questões a seguir. 

  • Há algum desperdício ou dívidas que precisam ser quitadas?
  • O pagamento do FGTS e INSS dos funcionários está em dia?
  • Ativos (patrimônio) e passivos (obrigações e dívidas) estão quitados?
  • Há inadimplência entre moradores? Esse fator deve ser acompanhado continuamente. 

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Ter todas essas informações em mãos permitirá a você traçar um plano para corrigir cada situação, em vez de deixar que possíveis problemas se acumulem.

8. Faça uma vistoria do condomínio com o zelador

Você sabia que é o zelador o responsável por fazer a manutenção das áreas comuns do condomínio? 

Ele, com certeza, terá alguns feedbacks para passar a você, síndico de primeira viagem.

Então, agende com ele um horário de vistoria. Assim, você poderá identificar necessidades mais ou menos urgentes, especialmente nas áreas comuns.

Se houver algo fora de ordem, registre com fotos para mostrar aos moradores na próxima assembleia. 

Os condôminos tendem a concordar com reformas e benfeitorias, ao sentir e visualizar a necessidade.

9. Seja democrático e promova a participação positiva

No campo comportamental, uma dica importante é evitar o autoritarismo. Afinal de contas, você será responsável por quase tudo o que acontece no condomínio. 

Por isso, é essencial saber mediar conflitos, no lugar de incentivar confrontos, tratando a todos os colaboradores, fornecedores e moradores com respeito e atenção.

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Para ser síndico e alcançar uma gestão efetiva, você também precisa trazer objetividade e promover o envolvimento regular dos moradores nas decisões mais importantes, como obras e melhorias.

Portanto, não seja tímido na hora de convocar assembleias.

Se você sentir que algum assunto precisa ser debatido com urgência, manifeste-se a respeito. Em caso de dúvida, envolva a administradora do condomínio.

Uma ideia é promover uma troca de opiniões antes das assembleias, seja presencialmente ou via aplicativo para condomínio

Essa iniciativa faz com que os moradores tenham a oportunidade de contribuir positivamente e pode evitar conflitos em assembleias.

10. Preze pela transparência

Não tente mascarar informações, pois uma gestão clara e objetiva é o que os condôminos esperam de você.

Seja organizado e comunicativo, pense em soluções customizadas para as condições do condomínio que você administra.

A transparência com as contas do condomínio é uma atitude valorizada pelos moradores. Assim, você criará um vínculo de confiança e respeito entre todos.

Uma das alternativas é disponibilizar o balancete de forma digital, para que condôminos possam acompanhar a prestação de contas sem dificuldades. 

11. Não esqueça da LGPD

Condomínios também estão sujeitos à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que neles uma grande quantidade de informações circula diariamente.

Para evitar infrações e multas (que podem chegar a 2% do faturamento do condomínio, com limite de R$ 50 milhões por infração), também é dever do síndico garantir que o condomínio esteja adequado. 

Então, sugerimos dois conteúdos gratuitos para começar:

Checklist LGPD: 10 itens para conferir no seu condomínio

Diagnóstico LGPD: descubra qual o nível de adequação do seu condomínio

12. Organize-se e diminua a burocracia com tecnologia

Hoje, a transformação digital chegou também aos condomínios e, ser síndico com tecnologia como aliada, pode ser muito mais simples.

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No lugar de papéis, comunicação por grupos de WhatsApp e informações desorganizadas, você pode centralizar tudo em uma mesma plataforma, a Winker.

Por meio do aplicativo ou web, você realiza as rotinas da gestão de forma digital:

  • cadastro de condôminos e inquilinos (sem limite de usuários por unidade);
  • moderação desses cadastros;
  • acesso aos boletos;
  • cadastro e emissão de multas e advertências;
  • controle da inadimplência por meio do balancete interativo;
  • envio de avisos oficiais;
  • assembleias virtuais;
  • publicação de documentos do condomínio;
  • controle de manutenções e contratos, com histórico e riqueza de detalhes;
  • balancete interativo, para prestação e aprovação de contas.

Estas são apenas algumas das principais funcionalidades. Clique abaixo para conhecer todas elas e solicitar uma demonstração ou orçamento para o seu condomínio:

condomínio digital

Conclusão

Depois de conferir os primeiros passos para ser síndico, chega o momento de começar a aplicar o que aprendeu. 

Sentiu falta de alguma informação ou ainda tem dúvidas? 

Deixe seu comentário abaixo, assim, podemos continuar ajudando você e outros síndicos novatos a esclarecer qualquer outra questão.

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