Garantir a participação efetiva em assembleias de condomínios não precisa mais ser uma preocupação de administradoras ou síndicos, a Winker conta agora com o recurso Assembleia Virtual.

A ferramenta surge para trazer mais segurança, participação e praticidade a assembleias, já que tudo pode ser feito de forma digital, através de um único app, que pode ser utilizado em diferentes dispositivos, a qualquer momento e local.

Por que a assembleia virtual é recomendada?

A assembleia virtual ou híbrida (que permite participação online e presencial) é uma modalidade que já está em uso pelo Brasil e se mostra muito mais democrática do que a presencial, visto que:

  • permite a participação e direito a voto de pessoas que não se encontram fisicamente no condomínio;
  • oferece tempo adequado para análise dos insumos e ponderações, tanto do corpo diretivo e administradora, quanto de outros condôminos;
  • cria um ambiente mais compreensivo e inclusivo, pois permite que todos, desde os mais tímidos aos mais extrovertidos, façam ponderações e perguntas, para as quais, presencialmente, muitas vezes, não há espaço;
  • faz mais sentido do que a procuração pura e simples, já que, quando uma procuração é passada, nem sempre o condômino possui todos os insumos para direcionar ao terceiro seu desejo de voto, nos itens de pauta;
  • a contagem dos votos é eletrônica, portanto, não há risco de contagem errada.

Qual a validade jurídica de uma assembleia virtual?

Um princípio do direito é que “aquilo que não é proibido por lei, é permitido”. Ou seja, na medida em que o Código Civil e as convenções de condomínio, em sua maioria, não proíbem a modalidade online ou híbrida para assembleia, esta é uma modalidade que pode ser aplicada.

Independentemente da modalidade usada para realização da assembleia mantém-se a obrigatoriedade de se respeitar os direitos previstos em legislação e convenção (como convocação, procuração, lista de presença, eleição de presidente, secretário, deliberação e votação de itens de pauta e posterior confecção, registro e envio da ata aos condôminos) .

O ideal é prever essas modalidades explicitamente em convenção (presencial, online ou híbrida/mista). No entanto, diante do cenário em que o país se encontra, a modalidade online tem sido estimulada, pois é a única alternativa para condomínios, que se encontram com recomendação expressa de isolamento social.

Quais medidas podem ser tomadas para evitar a anulação de uma assembleia virtual?

  1. A possibilidade deve ser informada previamente pela administração, com apontamento dos devidos argumentos. O envolvimento e/ou consulta prévia entre os moradores, via canais de comunicação já em uso (whatsapp, site e aplicativo do condomínio, e-mail ou murais), ajuda a comprovar que houve democracia, inclusive desta decisão.
  2. No momento da escolha da ferramenta, é importante encontrar a plataforma mais adequada. Para isso, é essencial considerar a disponibilidade, usabilidade, segurança e estabilidade:2.1. Quanto à disponibilidade, recomendam-se ferramentas que permitam, tanto acesso por computadores, quanto pelos smartphones, na modalidade de aplicativo (mais amigável). Nem todos possuem computador ou notebook em casa, por isso, o fácil acesso via smartphone como aplicativo é indicado. A Assembleia Virtual Winker possui acesso pela web e pelo aplicativo Winker, já em pleno uso pelos clientes.2.2. Quanto à usabilidade, precisa ser fácil de usar e, antes da data oficial da assembleia, sugere-se realizar uma experimentação, para quem quiser treinar antes do dia da votação. A centralização de cadastros ajuda, ou seja, o fato de o condômino usar os mesmos login e senha utilizados para acesso a boletos, via site ou aplicativo. Na Winker, você pode realizar uma assembleia prévia, para experimentação. Além disso, o login e senha são os mesmos já utilizados para os demais recursos do sistema.2.3. Quanto à segurança, escolha plataformas que possuem usuário e senha pessoais individuais (por pessoa e não por unidade, como senhas enviadas para o email pessoal), sistema de acesso criptografado (senha não é conhecida por ninguém, apenas pelo dono do usuário) e com registro de IP (para comprovar de onde veio o acesso). É importante evitar plataformas que enviam o usuário e senha padrões (exemplo CPF) ou que são entregues impressos no boleto, pois este pode ser extraviado e utilizado por terceiros. Tudo isso coloca em risco a legalidade da assembleia, devido à possibilidade de fraude. Na Winker, o usuário é o e-mail do indivíduo, sua senha é criada pelo mesmo ou enviada para o e-mail dele, uma aleatória e criptografada. O mesmo irá alterá-la de forma autônoma.

    2.4. Quanto à estabilidade, recomenda-se escolher um fornecedor que possui infraestrutura escalável, ou seja, que não diminui ou prejudica o desempenho, na medida em que passa a ter muitos acessos. Todo o sistema Winker é armazenado nos servidores de cloud – nuvem da AWS – Amazon Web Services, auto-escalável e que possui redundância ante falhas em servidores. É considerado referência por estar entre os sistemas mais seguros do mundo.

  3. O cadastro digital de usuários do condomínio deve ser revisado, a fim de identificar casos em que não há ainda um e-mail válido para atuar preventivamente na obtenção deste dado.
  4. Todos os proprietários devem ser convocados, via edital, encaminhado por meio de canais digitais e/ou físicos, que já estejam em uso pela administração. Na primeira convocação desta modalidade, recomenda-se uma ligação ou interfone para os apartamentos que não tenham registrado leitura dos informativos digitais. Assim, garante-se que todos foram informados e terão as mesmas chances de declarar sua opinião e voto. A Winker registra, tanto o envio do edital, quanto o registro de leitura, pelo e-mail cadastrado.
  5. No período definido para assembleia, recomenda-se também que o condomínio disponibilize um equipamento (computador, notebook ou smartphone) higienizado, que permita o acesso à plataforma, para quem não possui computador, notebook ou smartphone em casa, o que garante a todos o direito a voto.

Importante

A Winker atua no papel de fornecedora da tecnologia para seus cliente e desenha seus produtos a partir do estudo de entrevista com clientes, especialistas e estudos independentes. Esta construção é colaborativa e pode representar posição ou pensamentos divergentes entre profissionais da área, portanto, recomenda-se sempre que o cliente obtenha junto à sua assessoria jurídica o apoio necessário para escolha/uso/configuração e divulgação das tecnologias associado a revisão de todas as rotinas complementares à ferramenta.

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