Se você está em busca de uma ferramenta de gestão que seja eficaz para a sua administradora, veio ao lugar certo!

Pense na seguinte situação: quantas vezes você conseguiu reunir todas as condições para colocar em prática um plano de ação, mas por causa de uma série de dúvidas, impasses e desafios deixou de fazê-lo?

Hoje, apresentaremos para você uma metodologia que vai, independente do tamanho da sua administradora, ajudar você a superar problemas, encontrar soluções e obter melhores resultados: a metodologia 5W2H.

Explicaremos neste artigo, de maneira bem didática para você, o que é essa ferramenta e como elaborar um plano de ação através dela para colocar suas ideias em prática.

O que é a metodologia 5W2H?

A 5W2H é uma ferramenta que realiza a gestão dos planejamentos estratégicos das empresas.

Basicamente, um guia com atividades, responsabilidades e prazos executados com eficiência por todos os envolvidos em um determinado projeto.

A ideia é que essa ferramenta seja um passo a passo na elaboração de estratégias de um plano de ação que será realizado, em uma planilha ou tabela.

Um ponto a ser destacado aqui é a simplicidade e praticidade para utilizá-la, sendo útil em diferentes situações e áreas do seu negócio, até para organizar e preparar as atividades de rotina e os pequenos projetos.

O que quer dizer 5W2H?

A denominação 5W2H corresponde às 7 sete perguntas que a ferramentas se propõe a responder e resolver para você:

• 5 W: What (o que será feito?); Why (por que será feito?); Where (onde será feito?); When (quando?); Who (por quem será feito?).
• 2H: How (como será feito?); How much (quanto vai custar?).

Com as respostas de cada uma dessas perguntas em mãos, sua administradora terá em mãos um mapa de atividades para executar com mais efetividade e clareza o projeto em questão.

Benefícios da metodologia 5W2H

Utilizar a metodologia 5W2H trará mais praticidade e organização para os seus processos, tornando-os mais ágeis e promovendo decisões mais assertivas.Porque quando cada colaborador enxerga com clareza o que precisa fazer, como fazer e o caminho para atingir um objetivo torna-se mais fácil executar e controlar as tarefas da sua empresa.

Simplificar e agilizar processos internos significa economizar tempo e recursos, aumentando a produtividade e criando uma Cultura Organizacional, que tem na sinergia entre seus colaboradores um importante diferencial estratégico frente à concorrência.

Como aplicar a 5W2H no dia a dia?

Primeiro, é bom deixar claro que para aplicar a 5W2H não precisa de softwares, dispositivos ou grandes investimentos. Uma folha de papel, um quadro branco ou planilha no excel já basta.

Depois, você precisa ter clareza sobre a atividade escolhida para aplicar na ferramenta, definindo quem são os responsáveis datas e recursos envolvidos no projeto. 

Por exemplo, suponhamos que a administradora precisa contratar uma pessoa para atuar na área de suporte. 

Agora, utilizando a ferramenta responda a cada uma das perguntas: o que? Contratar um novo profissional; por que ou para quê? Atuar na área de suporte; onde? Na sede matriz. E assim sucessivamente.

Se diferentes setores da sua administradora estiverem envolvidos em um mesmo projeto, separe as tarefas segundo as respostas referentes a cada área.

Quando aplicar a metodologia 5W2H

A 5W2H é uma ferramenta criada para ser útil em inúmeras situações da sua empresa, desde as rotinas administrativas mais básicas até o lançamento de novos produtos.

Porém, podemos levar em conta algumas ações importantes para sua empresa onde aplicar a 5W2H fará realmente a diferença:

  • No planejamento de campanhas dos seus serviços ou produtos.
  • Para o lançamento de um produto ou serviço novo. 
  • Contratação de novos funcionários.
  • Definir estratégias que sejam lucrativas para a empresa.
  • Definição de estratégias de up-sell e cross-sell e satisfação do cliente.
  • Atração de novos clientes.
  • Entre outras.

Seja qual for a ferramenta de gestão e planejamento estratégico que você utilize em sua administradora, uma coisa precisamos admitir: hoje em dia, elas são indispensáveis para a realização das rotinas diárias.

E como você pôde ver, aplicar a metodologia 5W2H, além de ser simples e fácil, beneficiará bastante sua administradora na execução e organização dos seus processos, que são fundamentais para você estar à frente da concorrência.

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